konferens

De flesta företag behöver regelbundet ha möten. Detta både med anställda, kunder och leverantörer. Ett alternativ mot att hålla dessa i företagets egna lokaler är att hyra mötesrum under de timmar mötet beräknas hållas. Ett alternativ som skapar större flexibilitet.

Möten som passar alla

Kommer kunderna/leverantörerna med flyg till Göteborg kan det vara smidigt att boka konferens nära flygplatsen eller i centrala Göteborg. Behöver ett möte hållas innan en stor mässa i Stockholm är det effektivt att hyra ett rum i närheten av mässan osv.

Hotell, Konferensanläggningar, Kontorshotell

Mötesrum kan bokas hos flera olika företag. Många hotell har exempelvis konferensanläggning och därmed även ett flertal rum i lokalerna. I centrala delarna av storstäderna finns även kontorshotell där man kan hyra ett eller flera mötesrum när läget är primärt. Det finns även jämförelsesidor på internet där flera olika uthyrare presenterar sina rum och vad som ingår i priset.

Att tänka på

Innan ett mötesrum bokas bör man se över vilka funktioner och vilket läge som krävs.

• Läge
  Spelar läget stor roll? Ska ett stort arrangemang hållas mitt i centrala Göteborg är det ju exempelvis smidigt att även ha tillgängliga mötesrum i centrala delarna av staden. Förväntas deltagarna bara vara på plats någon timme för att sedan vända hemåt väger närhet till kommunikation tyngre. Kanske kan mötet avslutas med en gemensam aktivitet? Uppskattas närhet till skog och natur?
• Pris
  Företag som inte har egna rum behöver regelbundet hyra detta. Det är tydligt att prisskillnaderna är stora. I centrala delarna av storstäderna Stockholm och Göteborg är prisläget betydligt högre än i en småstad. Finns inte behovet av att ha mötet centralt kan stora summor sparas på att lägga det utanför stadskärnan.
• Funktioner och service
  Idag har de flesta mötesrum videokanon, whiteboard och annan utrustning som gör att mötet lätt kan hållas. Det som däremot kan skilja är vilken servicenivå som erbjuds. Finns det någon receptionist att fråga om några frågor skulle uppstå?

Behöver mer än bara mötestid bokas? Önskas exempelvis boende, restaurang i närheten, catering, taxibokningar eller annat? En del rum blir tillgängliga enbart genom att besökaren kan koden till dörren men någon som möter upp och guidar finns inte. I andra fall ingår en hel del service, funktioner och smidiga tjänster.

Den som bär ansvar för att anordna företagets konferenser och möten har ett stort arbete framför sig. Naturligtvis kan man hitta konceptlösningar vilka snabbt går att sjösätta, men för att nå ett lyckat resultat krävs ofta även eftertanke och en målbild för vad man önskar uppnå under sin vistelse. Oavsett vad för verksamhet som bedrivs kan man enas om en sak genom erfarenhet och dikt. Nämligen att lokalerna har en inverkan på upplevelsen!

Att besöka ett slott är inte någonting som för merparten hör till vardagen. Tvärtom är det någonting unikt och inspirerande med att höra sina steg samspela med brädgolv kantat av såväl klackar som ridsporrar. Här kan man hitta perspektiv och närma sig dagens agenda med nykter och skarp blick. Den som bokar konferens på ett slott har i regel tänkt igenom det hela grundligt. Att Engsholms slott i Stockholm dessutom har förstklassig mat med anor från de främsta köken, gör valet för många ganska enkelt.

Helhetsupplevelse

För att en konferens skall bli en av de upplevelser man bär med sig under längre tid, krävs att den bjuder på någonting mer än bara möten. Detta är någonting de flesta deltagare kanske ändå upplever sin del av under veckan. Kan man tillföra ytterligare upplevelser har man vunnit mycket! När man förlägger sin konferens till slott och herrgård finns naturen alltid i direkt närhet. På så vis har man redan begett sig långt ifrån dagliga lokaler och trafik. Detta kan vara tillräckligt för att man skall kunna fokusera på rätt saker och nå dit man vill. Både i fråga om relationer och affärer.

Engsholms slott har jobbar med konferenser sedan 1986 och har stor erfarenhet om vad som krävs. Som gäst har man full stöttning av personalen och kan ta del av såväl lokala rekommendationer som erfarenhet. Skulle man behöva teknik, anpassningar eller specifik mat kan detta vanligtvis ordnas om man är ute i god tid. De som en gång varit på konferens i slott har en upplevelse bakom sig värd att diskutera. Som konferensansvarig på företaget kan man här vinna stort på att fokusera på helhetsupplevelse.

Alla har vi någon gång behövt åka på konferens och de flesta har nog blandade känslor om konceptet. Det kan både kännas roligt att få åka iväg, lämna kontorslandskapet och få tillbringa lite tid med sina kollegor. Samtidigt har man möjligheten att knyta nya kontakter, lära sig mer och utvecklas inom olika områden. Å andra sidan kan det innebära långa dagar i konferenssalar med människor man inte känner och inget slut på arbetsdagen. Alla har ju inte heller lyxen att få åka till New York eller Shanghai på konferens. Här listar vi tre sätt att göra konferensen mer spännande utan att ens behöva lämna landet, man behöver bara åka till huvudstaden Stockholm.

1. Konferens med spa

Det finns flera hotell och spa i Stockholm som erbjuder konferens med spa. Vad kan vara bättre att jobba hårt hela dagen och lära sig nytt och veta att man får avsluta allt med en massage eller dopp i en badtunna? Deltagarna till konferensen blir med denna vetskap mer avslappnade och jobbar hårdare under dagen. Dessutom öppnar man upp ett mer avslappnat sätt att knyta kontakter och nätverka. Med de kollegor man redan har relationer till kan lagkänslan stärkas och samarbetet blir bättre överlag. Så även om spa går ut på att slappna av och ta det lugnt kommer effekten bli den motsatta under arbetsdagen.

2. Konferens med idrott

Avslappning har dock olika former. Det kan både vara lugn, men också svett och fysisk ansträngning. Det finns flera möjligheter i Stockholm att blanda konferens med idrott och det i alla former: Boule, lagsporter och till och med Laserdome! Idrottsaktiviteterna får inte bara deltagarna att tänka på annat för en kort stund, de jobbar även i lag och förbättrar sina relationer. Det kommer att påverka arbetet under konferensen mycket till det positiva!

3. Konferens mitt i Stockholms skärgård 

Det finns flera olika arrangörer som erbjuder konferensmöjligheter mitt i naturen. Det kan vara i fjällen, ute i småländska skogen eller på västkusten. I Stockholm finns den fantastiska skärgården med alla sina underbara egenskaper: Natur, lugn och ro, hav, god mat och känslan av att ha rest bort. Konferensen kommer hållas med en fantastisk utsikt och närheten till naturen kommer ge alla deltagare ett inre lugn som kommer påverka arbetet positivt. Dessutom finns det ett flertal aktiviteter som stärker lagkänslan och ger mångfald åt arbetsdagen och som kan utföras enkelt direkt från konferenslokalen. Konferens i Stockholms skärgård är bland de härligaste möten du kan tänka dig.

Själva ordet konferens väcker och innebär förstås vitt skilda saker för olika personer. Somliga associerar det med något nytt och spännande, andra kanske med osäkerhet och praktiska funderingar, ytterligare andra kanske mest tänker på sin redan stora arbetsbelastning och kanske känner att en konferens egentligen inte får ”plats” i ens redan späckade schema.

Men att ta sig tid att åka på konferens tillsammans med sitt arbetslag behöver inte alls bli vare sig svårt eller krångligt rent praktiskt, eller tidsödande på fel sätt. Ett bra tips är att välja Körunda Konferenshotell, som ligger endast 35 minuters bilresa från Stockholm. På Körunda finns det gott om möjligheter att skräddarsy en konferens som passar arbetslaget perfekt. 
Utfallet beror naturligtvis på hur konferens-upplägget ser ut och är planerat, och vad själva temat för konferensen är. Möjligheterna är dock stora att det som först kanske mest känns som ett tidsödande avbrott i arbetets vardagliga schema, med stor sannolikhet kan komma att underlätta det framtida arbetet i just detta vardagliga schema! Dels på grund av att en konferens ofta är ett välkommet avbrott från vardagen, och dels därför att de ämnen som avhandlas ofta får medarbetarna att tänka i lite nya banor och kanske bli berikade med fler eller nya perspektiv än innan de deltog i konferensen. Vem vet – kanske kommer det vardagliga arbetet på kontoret rentav kännas lättare efter en konferensvistelse!

Helhetsfokus

På Körunda finns det som standard två stycken konferenspaket. Ett större, där det ingår lunch, för- och eftermiddagsfika samt trerätters middag för bägge dagarna, samt övernattning. Till detta kan man även välja någon golfaktivitet vid Körunda, för att krydda konferensupplevelsen lite extra. Kanske vill man aktivera kollegorna med någon typ av utomhusaktivitet som poängpromenad, träning utomhus eller köra en klassisk femkamp? Det finns också en möjlighet att hyra hela Körunda konferensbyggnad för sig själva, så man verkligen kan arbeta ostörd, och dessutom får hela lobbyn till förfogande vilket passar bra om man vill slå på stort och anordna uppträdande eller dansgolv! Själva konferenserna hålls i någon av Körundas stora och ljusa lokaler, väl anpassade till sällskap av olika storlek, från två till över hundra personer.

Alla rummen är preparerade med teknisk standardutrustning så som fritt wifi, storbilds-tv med ljus och ljud-installationer på plats, anteckningsblock, pennor och bordsvatten. Alla bekvämligheter finns med andra ord på plats redan från början, så för sällskapet är det bara att sätta igång med konferensen.