De flesta företag behöver regelbundet ha möten. Detta både med anställda, kunder och leverantörer. Ett alternativ mot att hålla dessa i företagets egna lokaler är att hyra mötesrum under de timmar mötet beräknas hållas. Ett alternativ som skapar större flexibilitet.
Möten som passar alla
Kommer kunderna/leverantörerna med flyg till Göteborg kan det vara smidigt att boka konferens nära flygplatsen eller i centrala Göteborg. Behöver ett möte hållas innan en stor mässa i Stockholm är det effektivt att hyra ett rum i närheten av mässan osv.
Hotell, Konferensanläggningar, Kontorshotell
Mötesrum kan bokas hos flera olika företag. Många hotell har exempelvis konferensanläggning och därmed även ett flertal rum i lokalerna. I centrala delarna av storstäderna finns även kontorshotell där man kan hyra ett eller flera mötesrum när läget är primärt. Det finns även jämförelsesidor på internet där flera olika uthyrare presenterar sina rum och vad som ingår i priset.
Att tänka på
Innan ett mötesrum bokas bör man se över vilka funktioner och vilket läge som krävs.
- Läge
Spelar läget stor roll? Ska ett stort arrangemang hållas mitt i centrala Göteborg är det ju exempelvis smidigt att även ha tillgängliga mötesrum i centrala delarna av staden. Förväntas deltagarna bara vara på plats någon timme för att sedan vända hemåt väger närhet till kommunikation tyngre. Kanske kan mötet avslutas med en gemensam aktivitet? Uppskattas närhet till skog och natur? - Pris
Företag som inte har egna rum behöver regelbundet hyra detta. Det är tydligt att prisskillnaderna är stora. I centrala delarna av storstäderna Stockholm och Göteborg är prisläget betydligt högre än i en småstad. Finns inte behovet av att ha mötet centralt kan stora summor sparas på att lägga det utanför stadskärnan. - Funktioner och service
Idag har de flesta mötesrum videokanon, whiteboard och annan utrustning som gör att mötet lätt kan hållas. Det som däremot kan skilja är vilken servicenivå som erbjuds. Finns det någon receptionist att fråga om några frågor skulle uppstå?
Behöver mer än bara mötestid bokas? Önskas exempelvis boende, restaurang i närheten, catering, taxibokningar eller annat? En del rum blir tillgängliga enbart genom att besökaren kan koden till dörren men någon som möter upp och guidar finns inte. I andra fall ingår en hel del service, funktioner och smidiga tjänster.