Företag har i alla år bokar konferensresor för sina anställda och trenden är än idag ett faktum. Genom åren har konferensens karaktär kommit att varieras och man kan inte längre använda en generell definition för att beskriva satsningen. I många fall är det en fråga om att träffas för att bygga sociala relationer mellan kontor och i personalgruppen men det kan också handla om att jobba med beslut i fråga om verksamheter eller rutiner. Det är vanligt att man kategoriserar dessa olika typer av konferens för att tydligare ringa in syftet. Teambildningsträff, kick-off eller andra smalare definitioner förekommer vanligtvis. I takt med att allt fler väljer att minska sina fasta kostnader för kontor och lokaler, finns dessutom en större marknad för dagkonferenser där man helt enkelt bokar mötesrum utanför kontoret. I storstäder har dagkonferenser fått allt större efterfrågan och många hotell samt konferensanläggningar erbjuder dessa möjligheter.
Det finns otroliga volymer information angående konferens och mötesteknik. Området har blivit ett hett samtalsämne och för intresserade kan artiklar och litteratur i mötesämnet inspirera. Två av de webbplatser som distribuerar konferensorienterade artiklar är mötesbranschen.se och konferensplanering.nu vilka regelbundet presenterar mötesrelevanta artiklar, krönikor, tips och fakta.
Konferenslokaler
Jakten på rätt lokal kan ta tid om man inte vet vad man söker efter. Därför ska man noga tänka igenom de behov som finns. Först och främst ser man förstås på antalet deltagare. Det finns konferensgårdar och hotell som har flera olika möteslokaler och som kan anpassa rum efter det antal deltagare som kommer. Ibland kan man dela av större rum och i andra situationer finns åtskilliga möteslokaler tillgängliga. Det är viktigt att inte använda sig av en för stor lokal för ett mindre sällskap eftersom detta lätt tar fokus från föreläsare och det man sysslar med. Man kan heller inte sitta i en för liten lokal då detta blir för varmt och obekvämt.
Lokalerna som man möts i ska även vara moderna och ha viktiga funktioner som nätuppkoppling och gott om uttag för ström till deltagarnas datorer och telefoner. Ifall filmvisning eller visuella presentationer skall ingå i mötet bör det finnas gardiner för att erhålla mörker. Det kan vara en fördel att i angränsning till mötesrummet ha tillgång till mindre grupprum eller samtalsrum. När man håller en längre konferens så är det också en fördel om man kan gå ut och andas eller promenera runt anläggningen. Det är detta som gör att det ofta blir riktigt lyckat att hålla en konferens på en konferensgård där man har gott om vackra utrymmen både inomhus och utomhus.
Varje företag har sina unika behov och önskemål. När det kommer till traditionella konferenser kan man dock ändå finna några generella önskemål som bör kunna tillgodoses. I gemen handlar det om bra och moderna lokaler, god mat och plats för rekreation. Antingen i form av bra hotellrum, eller som träningsanläggningar, SPA-koncept eller någonting annat. Kraven på dagens konferensanläggningar är helt annorlunda än tidigare kursgårdar och det är inte ovanligt att en konferensanläggning också är omnämnt som hotell av bättre skola. Konferensnyheter.nu postar regelbundet information om vad som händer och sker i branschen. Här kan man snabbt och enkelt få reda på större renoveringar och annat som kan vara relevant vid bokning.
Kursgårdar och hotell
Det som gör skillnaden mellan ett vanligt hotell och ett konferenshotell är den service man kan få uppleva under sin konferens. De hotell som är speciellt inriktade på konferensaktiviteter har en lång erfarenhet av att ta hand om evenemang för större och mindre grupper. De vet att servicen är viktig och därför så kan de ta hand om evenemanget i sin helhet och se till att man alltid har fikat redo för pausen såväl som middagen till kvällen.
En annan viktig fördel med de konferensanläggningar som har särskild fokus på möten och liknande evenemang är att de för det mesta kan erbjuda speciella aktiviteter. Det är till exempel mycket populärt med konferens och golf vilket man kan få då man väljer en konferensgård som ligger alldeles vid en golfbana. Genom att se närmre på vad de olika hotellen kan erbjuda förutom moderna konferenslokaler så kan man få en bättre bild av den typ av evenemang som de kan klara av. Aktiviteter som erbjuds kan vara allt från golf till dans i lada.
Konferensvärd
Man ska dra nytta av konferensvärdar då dessa finns på plats. Det här är personer som är proffs både på hotellet och på konferenser. De kan ge nyttiga tips inför och under evenemanget och de ser till att man aldrig hamnar i besvärliga situationer. Då man bokar sin konferens med ett hotell eller annan anläggning så ska man fråga om det finns konferensvärdar och se till att få en egen kontaktperson som man talar med på en gång. Tillsammans kan man då gå igenom evenemanget och se om något kanske fattas. Värden kommer sedan att finnas på plats då det hela är igång och alltid kunna ta hand om brådskande ärenden.
När man väl kommer fram för att starta sitt evenemang så är det viktigt att man gör alla deltagare medvetna om det schema och upplägg som gäller. Här ska man även passa på att introducera sin konferensvärd så att alla vet vem de ska vända sig till om det uppstår några frågor. Det är också ett fint drag att ta med sig en blombukett eller något annat för att visa värden sin uppskattning. Det här är trots allt personer som ofta gör mer än vad de måste för att man ska få ett riktigt bra konferensevent. Man kan ju skaffa blommorna mot slutet av konferensen och bjuda in värden då man håller sitt sista möte. Får man en bra kontakt med sin konferensvärd så är det alltid en fördel att komma tillbaka till samma ställe för fler evenemang då man har en person på plats som vet precis vad man har behov av.
Dagkonferens
En dagkonferens är vad namnet avslöjar en konferens utan övernattning. Detta är egentligen den enda skillnaden gentemot en konventionell konferensvistelse. För allt fler företag är detta ett förhandsval i och med att man då kan hålla nere kostnader samtidigt som man kan ses med kort varsel på annan ort. För vissa företag är detta en väg att undkomma problem som följer av små kontorslokaler. För andra är det en nödvändighet för att kunna samla personal och kollegor från olika delar av landet. Oavsett orsak är utbudet nu större än tidigare och allt fler uppskattar denna typ av möten.
Att planera och göra upp mötesstrategier för en dagkonferens är ej detsamma som att gå igenom rutiner och planer för en större motsvarighet. Tempot behöver hållas uppe för att hinna med allting som skall göras, samtidigt som man också behöver tillgodose önskemål om fritid och pauser. Genom att etablera en behaglig men fri miljö för dagkonferensen, kan man nå bra resultat och dessutom underlätta relationsutveckling. För de med önskan om ytterligare fakta och tips för dagkonferenser rekommenderas dagkonferenser.nu som fokuserar på just denna situation. Tips för mötesformer, aktiviteter och upplägg publiceras kontinuerligt.
Konferensformer
Det finns många olika sorters konferenser och man kan ha glädje av att bestämma sig för vad det är man är ute efter för att bättre kunna fokusera och erhålla specifikt just de resultat man är ute efter. Att definiera konferensen i förväg är en vanlig taktik som ofta används inför satsningen.
- Fortbildning
När man har ett uttalat koncept som bygger på att man skall lära sig arbetsmoment eller vidareutbilda i program man inte tidigare använt sig av på kontoret, är det viktigt att man förbereder för detta. Ett bra sätt kan vara att ha en diskussion om det i förväg, eller att ge ut information som deltagare kan läsa inför konferensen i Helsingborg. Detta är någonting som gör att man kan börja på en lite högre nivå och att man kan få större utdelning av tiden man lägger under sin konferens. - Rekreation
Även om det kanske inte är någonting som kommer att ha en direkt effekt på kompetensen i det team man jobbar, kan en sådan konferens bidra till bättre förståelse och större intresse att nå framåt i verksamheten. Informella dialoger är ofta någonting som bidrar till stora förbättringsmöjligheter och möjligheter!Bland aktiviteter som rör denna sorts konferens, kan man ha föreläsningar om hälsa, erbjuda behandlingar, eller kanske helt enkelt koppla av i en pool tillsammans. För att ge bästa förutsättningar för en härlig och skön konferensresa bör man se till att det finns träningsmöjligheter. Det finns ett flertal bra konferenshotell vilka har en tradition av att kombinera företag och hälsa. - Konfliktarbete
Även om man har ett företag som generellt fungerar bra, är det inte ovanligt att det blir konflikter som ställer till det i hela bolaget. I allmänhet rör det sig om en stämning som är konfrontativ eller att det sjuder missnöje. Det kan vara svårt att komma tillrätta med dessa frågor. Inte minst när det inte finns någonting konkret som man kan rikta in sig mot. Föredrag om konflikthantering, diskussioner i grupper och en möjlighet att träffa varandra i en ny miljö och på neutral mark, är saker som kan göra stor skillnad och som kan bidra till att man slipper problem. - Teambildning
Det finns många som åker på konferens för att stärka banden i företaget och för att man skall inse hur viktigt det är att alla finns med och gör sin del av jobbet. Kanske har du varit på ett flertal själv? I allmänhet är dessa konferenser avslappnade och trevliga utan att ställa några direkta krav vad gäller sakkunskap. Det handlar istället om att vara med och att aktivt vara en del av gruppen! De som jobbar med teambildning erbjuder sig ofta att komma ut till konferenser och styra arbetet mot bättre gruppdynamik. Som verktyg har man aktiviteter där alla måste hjälpas åt för att det skall bli ett lyckat och bra resultat.
Resväg till konferensanläggningarna
I syfte att minimera restiden och därmed frilägga tid för arbete och sociala möten, är det vanligt att titta på kommunikationsvägar som en komponent i helheten. För många är det bra med konferensanläggningar nära en större stad i och med de många resesätten. Stockholm, Göteborg och Malmö har mellan sig ett stort antal konferensbokningar årligen och över tid har de områden som finns just utanför städerna blivit önskade.
Jobbar men internationellt eller har kontor i olika landsdelar är flygplatser oftast ett bra val. Konferenser nära Arlanda har under senare år fått allt större uppmärksamhet och om man snabbt kan ta sig till anläggningen direkt från Arlanda, är det en indikation på att man kan attrahera fler bolag. Det är inte helt enkelt att överblicka vilka anläggningar som ligger nära Arlanda och andra flygplatser då en radie om 10 mil innebär ett flertal län och orter. För de som är ute efter dessa konferenshotell finns en hel del rekommendationer via konferensarlanda.com. Fokus ligger på just dessa anläggningar och det går snabbt att hitta någonting som kan vara av intresse. Vidare finns bra information även för mötesformer och uppföljning av konferensen. Detta är någonting som ofta glöms bort, vilket försvårar nästa års konferensbokning då man inte känner till vilka delar som uppskattades och vilka som bör undvikas. För de med önskan om att hålla konferens i Göteborg kan en hel del fakta inhämtas via Mötesbranschen.se som tagit fram en större redogörelse för möjligheter till konferens i Göteborg.
Hoppas att ni får den konferens ni önskar och att ni finner en anläggning att återvända till nästa år!